Organisation administrative

Sous l’autorité du Directeur, le Coordonnateur de la Cellule  de Gestion de Qualité est chargé :

• de l’élaboration de normes de qualité pour tous les services offerts par le CROUS, en collaboration avec les chefs de divisions et de services ;
• du suivi et du contrôle de la qualité des dits services ;
• de veiller à l’amélioration constante de la qualité des services offerts et de celle des activités internes ;
• de l’exécution des programmes de recherche de qualité concernant les services et prestations offerts par le CROUS.

ATTRIBUTIONS

• Exécution des actions de contrôle sur la qualité de l’hygiène, de la salubrité, de la sécurité et de l’entretien des villages, du campus social et des locaux administratifs ;
• Exécution des actions de contrôle sur la qualité des prestations médicales ;
• Exécution des actions de contrôle sur la qualité des activités d’animation sociale, culturelle et sportive ;
• Elaboration de rapports périodiques d’activité ;
• Planification, fixation d’objectifs et approbation des plans d’actions présentés par les agents placés sous sa responsabilité ;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe.

Sous l’autorité du Directeur, le Contrôleur de gestion est chargé d’assurer le contrôle interne et celui de la performance des opérations.

ATTRIBUTIONS

• Confectionner et de tenir à jour un tableau faisant apparaitre, à partir d’indicateurs, l’évolution des activités du CROUS .
• Faire le point régulièrement sur l’exécution du budget et sur la situation de la trésorerie.
• Présenter trimestriellement un rapport sur la gestion du CROUS.
• Suivre en permanence l’évolution des effectifs et de la masse salariale.

Sous l’autorité du Directeur, le Conseiller en Communication gère les relations avec la presse (communiqués, conférence de presse,…). Il assure la promotion, au sens large, des manifestations et activités organisées par le CROUS. Il s’occupe également des relations publiques et  coordonne les publications réalisées par le CROUS.

ATTRIBUTIONS

• participe à la définition d’une stratégie de communication interne et /ou externe
• en fonction des orientations du CROUS, élabore un plan de communication en participant au développement de l’identité et de la cohésion de l’établissement
• conçoit et produit les actions d’information et de communication
• Analyse l’organisation, les circuits et les procédures de communication interne, formels et informels (notes, journaux, affichages, réunions, séminaires, etc.).
• Recense et analyse les informations liées à l’activité du CROUS afin de définir les messages. 

Les canaux utilisés

La cellule poursuit ses objectifs sur trois canaux qui aident à distiller les informations aux cibles qui sont les étudiants, le personnel, et l’opinion publique.

• Web : le CROUS est présent sur l’ensemble des plateformes digitales les plus importantes en termes de nombres d’utilisateurs et de fréquence d’activités au Sénégal : Facebook, X et Instagram.
• Print : La cellule de communication utilise aussi des supports imprimes dans le cadre de sa politique de communication. Ainsi, un bulletin d’information (CROUSINFO)qui parait par quinzaine est produit. À cela s’ajoute, les affiches, les flyers, les bâches conçus à l’occasion d’évènement exceptionnels. En guise d’illustration, nous pouvons citer les affiches du programme communautaire d’embellissement des villages universitaires et de la semaine de l’étudiant. A cela s’ajoute la revue du CROUS que la cellule de communication présente à chaque conseil d’administration du CROUS.
• Mass media : ayant un énorme impact sur les opinions des populations, les masses médias sont utilisés par la cellule de communication afin de toucher une plus grande audience et contrôler les informations relayes. A ce titre, les radios et télévisions de la place sont souvent invites pour couvrir certaines activités du CROUS.

Activités :

1. Activités de communication externe (A la découverte, Campus Info, Activités de divisions, services et cellules)
2. Activités de communication interne (Bulletin d’informations « CROUS Info », panel WhatsApp ou CROUS virtuel)
3. Activités de la vie du campus (Vie associative, campus startup, Le sportif, Campus ’Art)

Sous l’autorité du Chef de Service des Approvisionnements, le Chef du Bureau des Marchés est chargé de l’élaboration et du suivi des dossiers de marchés administratifs.

ATTRIBUTIONS

• Confection des dossiers d’appels d’offres ;
• Assurer la publicité de l’avis d’appel d’offres ;
• Assurer l’exécution et le suivi des marchés attribués et approuvés ;
• Noter le personnel placé sous son autorité directe ;
• Produire des rapports d’activités périodiques ;

Sous l’autorité du Directeur, le Coordonnateur de la Cellule  des Etudes et du Suivi est chargé :

• de prospecter, d’étudier les différents projets du CROUS
• d’assurer le suivi des réalisations et des orientations initiées par la direction
• d’élaborer et de suivre un plan interne de générations de ressources additionnelles.
• de concevoir, de préparer et d’accompagner les processus de changement en mesurant leur impact sur les aspects humains, technologiques et financiers.
• d’assurer un rôle de conseil et propose des solutions adaptées aux orientations stratégiques et aux objectifs recherchés par la direction du CROUS.
• de participer à l’évolution des activités et des compétences consécutives aux orientations et finalités du CROUS

ATTRIBUTIONS

• Etudes de possibilités de réalisation de projets initiés ou destinés au CROUS
• Etudes de faisabilité technique et financière de projets intéressant le CROUS
• Participation à l’élaboration des objectifs globaux et du plan d’action ;
• Implication et suivi technique dans les procédures de réalisations des grands travaux ;
• Implication et contrôle du respect des indicateurs de performances déterminés par la Direction;
• Rédaction de rapports trimestriels de suivi des réalisations, des décisions et orientations initiées par la Direction ;
• notation des agents sous son autorité directe ;

Nommé par arrêté du Ministère de l’Économie et des Finances, les attributions de l’Agent Comptable Particulier sont régies par le décret N° 78 – 065 du 28 Juin 1978.

Il est notamment chargé de la coordination, de la centralisation et de l’exécution des opérations comptables et financières de l’Établissement.

ATTRIBUTIONS

• tenue des divers journaux et archives comptables ;
• préparation des états financiers annuels
• établissement de la situation par quinzaine de la trésorerie ;
• gestion des fonds et titres du CROUS ;
• contrôle des décomptes des états de salaires du personnel ;
• gestion d’un système de comptabilité analytique ;
• recouvrement de toutes les créances du CROUS ;
• notation des agents sous son autorité directe ;
• vérification et visa des bons d’engagement
• vérification et règlement des mandats ;

SUBORDONNES DIRECTS

• Coordonnateur des Affaires Interne de l’Agence Comptable;
• Caissier Principal;
• Chef du Service de la Comptabilité;
• Chef du Service Recouvrement;
• Chef du Service des Dépenses et du Budget;

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division des Ressources Humaines est chargé de la mise en œuvre et du  suivi  de  la politique d’administration du personnel, précisément,  de la planification, de la gestion et du contrôle des moyens humains du CROUS.

ATTRIBUTIONS

• Définition de la politique de gestion, d’optimisation et de développement des ressources humaines ;
• Mise en œuvre tout ou partie de cette politique, en définit les modalités et met en place les moyens quantitatifs et qualitatifs nécessaires à l’adaptation des ressources humaines aux finalités du CROUS et aux orientations de la direction ;
• Conduite de la gestion du personnel et l’application de la réglementation sociale ;
• Conseille et assiste les responsables hiérarchiques dans la gestion individuelle des personnes. 
• Tenues des dossiers individuels du personnel ;
• Suivi des présences et absences du personnel (congés, horaires variables, etc.)
• Application des dispositions et procédures légales et réglementaires en matière d’administration du personnel  pour une bonne couverture des différents droits ;
• Administration, gestion et formation du personnel;
• Assure la gestion et le suivi des contrats de travail (affectation, déroulement de carrière) ;
• Gère les litiges relatifs au contrat de travail ;
• Sanctionne les manquements au contrat de travail ;
• Gestion des relations avec les représentations syndicales ;
• Planification, fixation d’objectifs et approbation des plans d’actions présentés par les unités administratives placées sous sa responsabilité ;
• Gestion des relations avec les organismes sociaux ( C.S.S, IPRES …)
• Centralisation des fiches de notation du personnel ;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe ;
• Production de rapport d’activités périodiques ;

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division de l’Hébergement est chargé d’assurer l’hébergement, dans les meilleures conditions possibles des étudiants.

ATTRIBUTIONS

• Veiller à la propreté, à l’hygiène et au nettoiement des chambres, des villages universitaires et du campus social ;
• Assurer l’équipement correct des chambres ;
• Assurer le renouvellement périodique de la lingerie ;
• Tenir un registre permanent sur la situation des chambres ;
• Superviser le suivi du paiement des loyers ;
• Planification, fixation d’objectifs et approbation des plans d’actions présentés par les unités administratives placées sous sa responsabilité;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe;
• Production de rapport d’activités périodiques;

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division de l’Animation Culturelle et Sportive est chargé de l’exécution de la politique culturelle, sportive  du CROUS.

ATTRIBUTIONS

• Élaboration et mise en œuvre des programmes et plans d’actions culturelles et sportifs ;
• Contrôle de l’exécution de ces programmes et plans d’actions ;
• Notation des subordonnés directs ;
• Gestion de la cafétéria ;
• Gestion des terrains de foot ;

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division de l’Entretien et de la Construction est chargé :

• d’assurer la maintenance et l’entretien du parc automobile ;
• d’assurer le transport des étudiants et du personnel ;
• de planifier et de contrôler l’intervention des brigades d’entretien ;
• de veiller à l’exécution des travaux de construction et au suivi des chantiers.

ATTRIBUTIONS

• Réparation et entretien des infrastructures ;
• Suivi de l’exécution des commandes, de travaux d’entretien et de services ;
• Réception des commandes de travaux d’entretien et de services ;
• Réparations et entretien du parc automobile ;
• Suivi de l’exécution des constructions et des chantiers
• Transport des étudiants et du personnel ;
• Notation des agents placés directement sous son autorité ;
• Production de rapports d’activités périodiques.

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division Financière est chargée de la politique des Approvisionnements,  des Marchés et du Budget conformément à la réglementation en rigueur.

ATTRIBUTIONS

• Elaboration et suivi des marchés
• Elaboration, exécution et suivi du Budget;
• Planification, fixation et approbation des plans d’actions présentés par les unités administratives placées sous sa responsabilité ;
• Etablissement rapports financiers ;
• Production rapports d’activités périodiques ;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe ;

Sous l’autorité du Directeur, le Chef de la Division de la Sécurité et l’Environnement est chargé principalement d’assurer la sécurité du campus social et des locaux administratifs et de promouvoir un environnement de qualité en terme d’aménagement du cadre de vie.

ATTRIBUTIONS

• Planification des activités de sécurisation et d’aménagement des espaces verts ;
• Veiller à la sécurité des villages universitaires et du campus social ;
• Aménager et entretenir les espaces verts;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe ;
• Production de rapports périodiques ;
• Veiller à l’aménagement et à l’entretien des espaces verts ;
• Notation du personnel placé sous son autorité directe ;
• Production de rapports périodiques ;